Cuando necesitamos realizar una solicitud formal, ya sea para pedir información sobre un producto o servicio, solicitar un aumento de sueldo o incluso programar una entrevista, es esencial saber cómo redactar adecuadamente una carta de solicitud. Este tipo de documento es una herramienta de comunicación escrita imprescindible en el ámbito profesional y personal. En este artículo, abordaremos cómo crear una carta de solicitud desde cero utilizando Microsoft Word 2016, aunque el proceso es similar en otras versiones del programa. Despejaremos dudas comunes y ofreceremos una guía detallada con los pasos a seguir para garantizar que su solicitud se presente de manera clara y profesional.
Preparación del documento en word
Antes de comenzar, es necesario preparar el documento en el que redactaremos la carta. Para ello, abrimos Microsoft Word y seleccionamos un documento en blanco. A continuación, ajustamos los márgenes a ‘Normal’ y elegimos el tamaño de hoja adecuado. Aunque existen varios tamaños, se recomienda utilizar el formato A4, que es el más común y aceptado en el ámbito profesional.
Configuración de márgenes y tamaño de hoja
- Ir a la pestaña de «Diseño» en Word.
- Verificar que los márgenes estén configurados como ‘Normal’.
- Seleccionar el tamaño de hoja A4.
Elección de fuente y tamaño
Es esencial elegir una fuente legible y un tamaño de texto adecuado. Se recomienda utilizar Arial 12 por su claridad, facilitando así la lectura de la carta.
Estructura de la carta de solicitud
Una estructura clara y bien organizada es crucial para transmitir profesionalismo. Comenzaremos por la parte superior derecha con la fecha y lugar de redacción de la carta, seguido de los datos del destinatario y el cuerpo de la carta, donde se detalla la solicitud.
Fecha y lugar
En la esquina superior derecha, empezamos con el lugar de emisión y la fecha actual, poniendo énfasis en escribir la fecha con minúsculas y de manera correcta:
- Ejemplo: Santiago de Chile, 7 de mayo de 2019.
Datos del destinatario
Justo debajo de la fecha y lugar, detallaremos a quién va dirigida la carta, incluyendo su nombre completo y cargo, y se destacará esta información en negrita para resaltar su importancia:
- Nombre completo del destinatario: Ing. Francisco Pérez Chávez.
- Cargo del destinatario: Director de Servicios Escolares.
Contenido de la carta
El cuerpo de la carta se inicia con un saludo formal, seguido de un párrafo donde se expone claramente la solicitud específica. Aquí es donde debemos ser concisos y precisos en nuestra petición:
- Ejemplo: «Mediante la presente, respetuosamente solicito su apoyo para…»
Justificación de la solicitud y despedida
Es importante justificar la razón de nuestra solicitud. Este argumento debe ser convincente y exponer claramente por qué se requiere la acción solicitada. Finalmente, se cierra la carta con una despedida cortés y agradeciendo de antemano la colaboración.
Motivo de la solicitud
Tras exponer la solicitud, esclarecemos el motivo por el que esta se realiza, procurando dar una explicación breve y al grano:
- Ejemplo: «Con el motivo de propiciar una mejora en la calidad y el bienestar de los estudiantes…»
Cierre y firma
El cierre de la carta debe ser respetuoso y formal, expresando gratitud y disposición para colaborar. No olvidemos incluir nuestro nombre y cargo al final, asegurándonos de que estos detalles estén centrados y destacados en negrita para facilitar la identificación del remitente:
- Despedida: «Quedo a su entera disposición para lo que estime necesario.»
- Firma: «Atentamente, Miguel Vela Vela, Director General.»
Redactar una carta de solicitud de manera adecuada puede incrementar significativamente las posibilidades de obtener una respuesta positiva. Siguiendo estos pasos y prestando atención a la claridad y formalidad del documento, estarás bien preparado para realizar tus solicitudes con éxito.
